QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA

Các doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu chưa nắm rõ được quy trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra như thế nào từ kho người bán đến kho người mua, các thủ tục hải quan yêu cầu những gì hãy tham khảo bài viết của chúng tôi.

Bước 1: Đàm phán, ký kết hợp đồng và xin giấy phép xuất khẩu

Đây là khâu đầu tiên cũng là khâu quan trọng nhất trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Đây chính là bước quyết định đến lợi nhuận của công ty, tạo ra các khách hàng tiềm năng, lâu dài nên cả 2 bên mua và bán cần phải đàm phán, phân chia thật rõ ràng các trách nhiệm mỗi bên dựa theo những điều khoản trên hợp đồng ngoại thương. Ở vị trí người xuất khẩu, bạn không nên bỏ qua bước thẩm định khách hàng để tránh các rủi ro không đáng có. Bạn nên tìm hiểu kĩ các nước nhập khẩu yêu cầu chuẩn bị giấy tờ gì để nhập được mặt hàng đó thì phối hợp chuẩn bị, cung cấp cho người mua phòng trường hợp xuất đi không được bị trả về.

Trong trường hợp công ty của bạn chưa có giấy phép xuất khẩu. Bạn phải tiến hành xin giấy phép xuất khẩu dưới dạng xin một lần sử dụng cho nhiều lần.

Bước 2: Đặt booking và lấy container rỗng

Ở vị trí người xuất khẩu, trước khi tiến hành lấy booking (xuất CIF&CNF), bạn và khách hàng cần sự thỏa thuận về giá bán hàng hóa và chi phí vận chuyển, xác định rõ thời gian giao hàng dự kiến để tìm ETD (dự kiến ngày tàu chạy) phù hợp, thời gian vận chuyển là bao lâu, có quá cảnh không nhằm giao hàng theo đúng ngày đã đàm phán với khách hàng, hạn chế rủi ro tàu hoặc máy bay bị delay, trễ kế hoạch kinh doanh của khách. Nếu bạn xuất FOB thì người mua sẽ tự đặt tàu, bạn chỉ cần đảm bảo ra hàng kịp với lịch tàu chạy. Bạn cũng có thể hỗ trợ người mua đặt booking với chi phí và lịch tàu phù hợp.

Thông thường nếu trong 1 tháng bạn không xuất khẩu số lượng lớn thì có thể đặt booking thông qua forwarder, trên thị trường hiện nay người lấy booking có thể được trích hoa hồng (commission) từ forwarder,  còn nếu đặt trực tiếp hãng tàu có thể bạn sẽ không được giá tốt, việc chỉnh sửa vận đơn cũng khó khăn hơn, tỉ giá thanh toán cao hơn,…

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm lấy booking, hãy liên hệ Cuocvanchuyen chúng tôi để được giá tốt nhất và handle lô hàng xuất của bạn từ A-Z.  

Quy trình lấy container rỗng tại cảng: Bạn cần mang booking confirmation, duyệt lệnh kéo cont rỗng để kéo cont tại các depot theo yêu cầu. Còn khi xuất bằng FOB, bạn sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự như với CIF.

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Sau khi khách hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ. Bạn cần lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa nhằm đảm bảo về số lượng và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng.

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa sau khi đã có booking là lên kế hoạch lấy container để đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal.

Các bạn chú ý trong bước này kiểm tra kỹ container có lủng, hư ván sàn không. Vì nó ảnh hưởng đến an toàn hàng hóa. Ngoài ra, nếu sau này consignee nhận hàng xong trả cont hư hãng tàu sẽ không nhận lại cont hoặc bắt bồi thường chi phí sửa container.

Bước 4. Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)

Đóng gói hàng tại kho:

Trong giai đoạn này, bộ phận xuất nhập khẩu cần phải phối hợp với bộ phận kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng hóa. Đặc biệt chú trọng tới pallet chọn đúng chủng loại, đúng kích thước, đóng bao nhiêu lớp carton theo quy định của người nhập hàng. Ghi ký hiệu, in ấn trên từng package như thế nào,… Thường thì hàng FCL không yêu cầu để shipping mark nhưng đa số hàng LCL phải ghi shipping mark. Bạn phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng (vì có liên quan đến hợp đồng ngoại thương). Các thông tin bao gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh,…).

Đóng hàng tại cảng:

Quy trình đóng hàng tại cảng cũng khá tương tự như với đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Thông thường khi đóng hàng tại cảng, sẽ phải thuê công nhân đóng hàng của cảng.

Nếu bên công ty bạn không thể tự kéo cont rỗng, hãy liên hệ Cuocvanchuyen chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn kéo cont về nhà máy, xưởng, công ty để đóng hàng và hạ cont tại bãi.

Bước 5: Mua bảo hiểm lô hàng

Việc mua bảo hiểm tuy không bắt buộc nhưng thật sự cần thiết đối với lô hàng dễ hư hỏng, vận chuyển hành trình dài hơn 10 ngày. Hãy liên hệ các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của bạn, Cuocvanchuyen cũng sẽ giúp bạn mua bảo hiểm với chi phí phù hợp. Hạn mức bảo hiểm sẽ hoàn toàn lệ thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Đối với các loại hàng hóa thông thường mức mua bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị hàng hóa. Trong trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ không cần phải mua bảo hiểm.

Bước 6: Làm thủ tục hải quan hàng xuất

Nếu bạn đóng hàng tại kho thì sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, đóng hàng tại cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container được hạ. Đây là một bước cũng rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bước này bao gồm các công việc sau: mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, đóng phí, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai hải quan. Mở tờ khai hải quan: Để có thể mở được tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); tờ khai hải quan (2 bản); hợp đồng ngoại thương (bản sao); hóa đơn thương mại (invoice) và phiếu đóng hàng (packing list).

Đăng ký tờ khai:  Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng rơi vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.

Đóng phí: Bạn phải tiến hành đóng phí làm thủ tục hải quan.

Lấy tờ khai: Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan). Thanh lý tờ khai: Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không. Xong bước này, container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.

Vào sổ tàu: Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container. Cần chú ý container phải được hạ trước giờ cắt máng closing time.

Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi lô hàng đã được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice (1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu).

Bước 7: Giao hàng cho tàu

Công việc tiếp theo sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng là bạn phải cung cấp chi tiết bill để hãng tàu/forwarder làm vận đơn. Bạn lưu ý xem trên booking qui định thời gian để kịp submit SI, VGM,… và hạn chế chỉnh sửa quá nhiều trên bill. Nếu book tàu qua forwarder, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa bill nếu có sai sót hơn là thông qua hãng tàu. Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được kết thúc khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.

Bước 8: Thanh toán tiền hàng

Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thanh toán tiền hàng. Trong bước này, người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hóa đơn thương mại (commercrial invoice); phiếu đóng gói (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp bạn thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Qua các quy trình trên, tuy có thể khiến các nhà xuất khẩu lần đầu vẫn còn hoang mang, chưa nắm rõ thực tế nhưng phần nào hiểu được các bước cơ bản phải làm trong quá trình xuất khẩu. Doanh nghiệp chỉ cần nghiên cứu kĩ thông tin về mặt hàng xuất khẩu, thủ tục cần để xuất khẩu theo qui định của nhà nước Việt Nam, người nhập khẩu và các qui định để nhập vào nước ngoài để chuẩn bị đầy đủ, chính xác. Phần còn lại có thể liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn và phục vụ nhanh chóng chuẩn xác nhất.

• Vận chuyển hàng hóa quốc tế đường biển

• Vận chuyển hàng hóa quốc tế đường hàng không

• Vận chuyển hàng đóng ghép container, hàng kho CFS - CFS

• Dịch vụ khai báo hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu

• Dịch vụ vận chuyển nội địa bằng xe tải, xe đầu kéo đến kho, xưởng khách hàng

• Dịch vụ xin giấy phép nhập khẩu, công bố, hợp quy, hợp chuẩn, kiểm định, kiểm tra chất lượng

Để biết thêm thông tin chi tiết, quý doanh nghiệp có thể liên hệ chúng tôi

#Lynn